İrsaliye nedir
İrsaliye, malın bir yerden başka bir yere sevk edildiğini gösteren belgedir. Kısaca: malın yolculuk belgesi. Ürün depodan çıkıp müşteriye giderken yanında bu belge bulunur.
En sık karıştırıldığı belge faturadır ve ikisi farklı işleri yapar:
- İrsaliye malın fiziksel hareketini belgeler — ne, ne kadar, nereye gitti.
- Fatura ticari işlemi belgeler — ne kadara satıldı, vergisi ne.
Mal gittiği anda irsaliye düzenlenir; fatura daha sonra kesilebilir. Bu ayrım, sevkiyatın faturadan önce yapıldığı işletmelerde kritik önem taşır.
İrsaliye türleri
Sevk irsaliyesi. En yaygın olanı. Malın satış amacıyla alıcıya gönderilmesinde düzenlenir.
İrsaliyeli fatura. İrsaliye ve faturanın tek belgede birleştirilmiş hâli. Mal ile birlikte fatura da gidiyorsa ayrı iki belge düzenlemeye gerek kalmaz.
Taşıma irsaliyesi. Nakliyeciyi ilgilendirir; taşınan malın kime ait olduğunu ve nereye gittiğini gösterir.
e-İrsaliye. Kâğıt irsaliyenin elektronik hâli. Belirli ciro eşiklerini aşan ve e-fatura mükellefi olan işletmeler için zorunlu; diğerleri isteğe bağlı geçebiliyor. Eşikler ve kapsam zaman zaman güncelleniyor — güncel durumu mali müşavirinizden teyit etmekte fayda var.
İrsaliyede neler bulunur
Zorunlu bilgiler kabaca şunlardır:
- Düzenleyenin adı, adresi, vergi dairesi ve numarası
- Alıcının adı ve adresi
- Malın cinsi, miktarı ve birimi
- Düzenleme tarihi ve fiili sevk tarihi ile saati
- Belge sıra numarası
Fiili sevk zamanı özellikle önemlidir: yol denetiminde bakılan ilk şeylerden biri budur ve düzenleme tarihiyle karışmamalıdır.
İrsaliye ne zaman düzenlenmez
Her mal hareketi irsaliye gerektirmez. Örneğin fatura mal ile birlikte gidiyorsa ve fatura üzerinde sevk bilgisi varsa ayrı irsaliye aranmaz. Hizmet satışında da irsaliye söz konusu değildir — ortada fiziksel bir mal yoktur.
Buna karşılık kendi depolarınız arasındaki transferlerde bile sevk belgesi düzenlenmesi gerekir. Bu, uygulamada en çok atlanan noktadır ve depo farklarının önemli bir kısmı buradan doğar.
İrsaliye ile stok kaydı arasındaki bağ
İşletme tarafında asıl mesele burada. İrsaliye kesildiği anda o mal fiilen depodan çıkmıştır — ama birçok işletmede stok kaydı fatura kesilince düşülür. Arada geçen sürede stok, gerçekte olmayan malı var gösterir.
Sonuçları tanıdıktır:
- Satış ekibi elde olmayan malı müşteriye söz verir
- Sayımda sürekli fark çıkar ve farkın nereden geldiği bulunamaz
- Kritik stok uyarısı geç çalışır, sipariş geç verilir
Doğru kurgu, irsaliye ile stok hareketinin aynı anda işlenmesidir. Stok takip programı kurarken ilk baktığımız şeylerden biri budur; irsaliye kesimi stoktan bağımsız çalışıyorsa sistem doğru sayı üretmez.
Kâğıt irsaliyeyle yürütmenin sorunları
Nüsha karışıklığı. İrsaliye birden fazla nüsha düzenlenir ve bir nüshanın kaybolması, mutabakat zamanı tartışma çıkarır.
Geriye dönük arama. "Bu müşteriye üç ay önce ne göndermiştik" sorusunun cevabı klasörlerde aranır.
Fatura eşleştirmesi. Ay sonunda hangi irsaliyenin faturalandığı elle kontrol edilir; faturalanmayan irsaliye atlanır ve doğrudan gelir kaybı olur.
Bu üçüncüsü sanıldığından yaygındır. İrsaliye–fatura eşleştirmesini sistem üzerinden yapan işletmeler, ilk aylarda genelde faturalanmamış sevkiyat bulur.
Dijital tarafta ne değişiyor
İrsaliyenin sistem üzerinden kesilmesi üç şeyi aynı anda çözer:
- Stok anlık düşer — gerçek ile kayıt ayrışmaz
- Cari hareket oluşur — müşterinin borcu o anda görünür
- Faturalanmamış sevkiyat listelenebilir — hiçbir sevkiyat atlanmaz
Bunlar ayrı ayrı programlarda tutulduğunda aynı bilgi üç kez giriliyor ve her girişte hata payı ekleniyor. Aynı altyapıda çalıştığında bir kez giriliyor.
İlgili sistemler: stok takip programı, cari takip programı, ön muhasebe programı, depo yönetim sistemi.
Özet
İrsaliye malın hareketini, fatura ticari işlemi belgeler. İkisi farklı zamanlarda düzenlenebilir ve işletme tarafındaki asıl risk, stok kaydının faturaya bağlanmasıdır. İrsaliye kesildiği anda stok düşmüyorsa, elinizdeki stok rakamı gerçeği göstermiyordur.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, mali müşavirlik hizmeti değildir. e-İrsaliye zorunluluk eşikleri ve belge şartları mevzuatla değişebiliyor; uygulamaya geçmeden önce mali müşavirinize danışın.
Sevkiyat ve stok tarafının nasıl kurulduğunu konuşmak isterseniz takip programları sayfamıza bakabilir ya da doğrudan yazabilirsiniz.