Puantaj nedir
Puantaj, çalışanın bir ay içinde fiilen ne kadar çalıştığının kaydıdır. Hangi gün geldi, kaç saat çalıştı, izinli miydi, fazla mesai yaptı mı — bunların hepsi puantajda toplanır.
Bordronun girdisi budur. Puantaj yanlışsa bordro da yanlış olur; bu yüzden ay sonunda en çok tartışma çıkaran belge genellikle puantaj cetvelidir.
Puantaj cetvelinde ne bulunur
Klasik bir cetvel, satırlarda çalışanları sütunlarda ayın günlerini gösterir. Her hücreye o günün durumu yazılır:
| Kısaltma | Anlamı | |---|---| | Ç veya X | Çalıştı | | İ | Yıllık izin | | R | Raporlu | | M | Mazeret izni | | T | Tatil / hafta tatili | | D | Devamsız |
Ay sonunda her çalışan için toplam çalışılan gün, izinli gün, devamsız gün ve fazla mesai saati çıkarılır.
Fazla mesai nasıl hesaplanır
Burada iki kavram karışır:
Fazla çalışma, haftalık 45 saati aşan çalışmadır. Zamlı ücretle karşılanır.
Fazla sürelerle çalışma, haftalık çalışma süresi sözleşmeyle 45 saatin altında belirlenmişse, o süre ile 45 saat arasındaki çalışmadır. Zam oranı farklıdır.
Ayrıca fazla çalışmanın yıllık bir üst sınırı vardır ve çalışanın onayı aranır. Karşılığı ücret yerine serbest zaman olarak da verilebilir; bu tercih çalışana aittir.
Bu kuralların elle takibi zordur çünkü her ay yeniden hesaplanır. Sistemde kural bir kez tanımlanır, hesap otomatik yürür.
İzin bakiyesi
Yıllık izin hakkı kıdeme göre değişir ve kullanılmayan izin devreder. Uygulamada en sık yaşanan sorun şudur: çalışan "kaç günüm kaldı" diye sorar, İK hesaplar, çıkan sayı tartışılır.
Bakiye sistemde tutulduğunda hem çalışan hem yönetici aynı sayıyı görür ve tartışma biter. İzin talebinin onay akışıyla yürümesi de kaydı kendiliğinden oluşturur — ayrıca puantaja işlemek gerekmez.
Devam takibi nasıl yapılır
Yöntem işin yapısına göre değişir:
Kart veya QR ile giriş. Sabit iş yerlerinde en yaygını. Basit, ucuz, tartışmasız.
Uygulamadan giriş. Çalışan telefonundan giriş-çıkış yapar. Saha ekipleri için pratiktir.
Konum doğrulamalı giriş. Sahada çalışanlar için, giriş anında konum damgası alınır.
Biyometrik (parmak izi vb.). Biyometrik veri özel nitelikli kişisel veri sayılır ve kullanımı katı koşullara bağlıdır. Uygulamada çoğu işletme için kart ya da uygulama hem yeterli hem daha az riskli bir tercihtir.
Sürekli konum takibi ile ziyaret anında konum damgası arasında önemli bir fark vardır: ikincisi ihtiyacı karşılar, ilki çalışanın gün boyu izlenmesi anlamına gelir ve hem hukuki hem de ekip morali açısından ayrı bir konudur.
KVKK tarafı
Personel verisi kişisel veridir; sağlık raporu gibi kalemler özel nitelikli veridir. Sistem kurulurken üç şeyin baştan tanımlanması gerekir:
- Hangi veriyi kim görebilir — bölüm yöneticisi kendi ekibini görsün, diğerlerini görmesin
- Ne kadar saklanacak — süresiz saklama savunulabilir değil
- Aydınlatma metni — çalışana hangi verinin neden işlendiği bildirilmeli
Konum bazlı takip yapılacaksa açık rıza ayrıca gerekir. Bu adımı atlayan kurulumlar sonradan sorun çıkarıyor.
Excel ile yürütmenin sınırı
Küçük ekiplerde tablo yeterlidir. Tıkanma noktaları şunlardır:
Ay sonu birkaç gün alıyor. Kâğıttan tabloya, tablodan bordroya aktarım elle yapılıyor ve her aktarımda hata payı ekleniyor.
İzin bakiyesi net değil. Devreden izinler elle hesaplanınca herkes farklı sayı buluyor.
Vardiya değişikliği duyurulmuyor. Plan güncelleniyor ama ilgili kişiye ulaşmıyor.
Belge süreleri kaçıyor. Sağlık raporu, eğitim sertifikası ve sözleşme yenileme tarihleri takip edilmediğinde denetimde sorun çıkıyor.
Sistemde ne değişir
Personel takip programı kurulduğunda giriş-çıkış otomatik kaydediliyor, puantaj kendiliğinden oluşuyor, fazla mesai tanımlı kurala göre hesaplanıyor, izin bakiyesi anlık görünüyor ve ay sonunda bordro programına aktarım dosyası üretiliyor.
Ay sonu kapanışı birkaç günden birkaç saate iniyor — ama asıl kazanç tartışmaların bitmesi oluyor.
Saha ekibi yönetiyorsanız saha satış programı ve servis takip programı aynı altyapıda çalışıyor; ziyaret kaydı ile devam kaydı tek yerde toplanıyor.
Özet
Puantaj, bordronun girdisidir ve yanlış olduğunda hatayı ay sonunda çalışanla yaşarsınız. Kritik üç şey: devam kaydının tartışmasız bir yöntemle alınması, fazla mesai kuralının bir kez tanımlanıp otomatik hesaplanması, ve izin bakiyesinin herkesin gördüğü tek bir yerde durması.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki ya da mali müşavirlik hizmeti değildir. Çalışma süreleri, fazla mesai sınırları ve izin hakları mevzuatla düzenlenir ve değişebilir; uygulamadan önce mali müşavirinize ya da iş hukuku danışmanınıza sorun.
Personel tarafınızın nasıl kurulduğunu konuşmak isterseniz takip programları sayfamıza bakabilir ya da doğrudan yazabilirsiniz.